PHŒNIX S.M.
Sistema di Riferimento per la Gestione del Rischio in Sanità Militare Phœnix S.M. Edizione 2023
Come già accaduto per il Sistema di Riferimento per la gestione del rischio in sanità, Phœnix 5.0, gli autori hanno aggiornato anche il Sistema di Riferimento per la gestione del rischio in Sanità Militare, creando nuove specifiche e una nuova organizzazione per il suo sviluppo che si concretizza nel Sistema Phœnix S.M. ed. 2023, sulla base del Phœnix 5.0 ed. 2023. Per conoscere il percorso intrapreso dagli autori riguardo la gestione del rischio in sanità si rimanda alla Storia del Sistema di Gestione del Rischio in sanità che apre il Phœnix 5.0 L’etiologia del Sistema di Riferimento per la Sanità Militare trova le sue radici nell’anno 2022 grazie alla collaborazione con il Ministero della Difesa (Ispettorato Generale della Sanità Militare – IGESAN) per la realizzazione di un modello specifico per la gestione del rischio nella sanità militare. Quest’ultimo venne redatto da Stefano Maria Mezzopera, Andrea Minarini ed Enrico Carsetti in collaborazione con una commissione voluta dal Ministero della Difesa e presieduta dall’Ammiraglio Riccardo Guarducci. Il Modello fu presentato a settembre del 2022 con il nome di MiGeRiSM. non sempre comprese dagli operatori. L’uomo come sempre fa la differenza, la sua capacità di apprendere dagli errori e di migliorare il sistema in cui opera diventa il punto centrale di un sistema di riferimento in un cambiamento continuo e in una costruzione dinamica di crescita che vede il miglioramento dell’organizzazione e di chi in queste strutture opera. Il cambiamento è sempre stato un nostro punto di riferimento, la necessità di modificare i comportamenti in un contesto in rapida evoluzione ci ha portato allo sviluppo di un sistema di riferimento fluido capace di auto correggersi e di migliorarsi attraverso l’esperienza. La capacità di crescere dopo le crisi è un punto di forza che il sistema riflette nella modulazione di nuovi parametri di riferimento e in nuovi standard. Particolare attenzione è stata posta, oltre che alla crescita della organizzazione, alla valorizzazione delle persone e alla loro aumentata capacità di percepire il rischio sanitario ponendosi come veri guardiani della sicurezza. L’augurio che facciamo è che questa sia una crescita culturale che permetta la reale gestione del rischio in sanità ponendo sempre l’uomo e i suoi bisogni al centro delle nostre attenzioni.
LA CERTIFICAZIONE
Phœnix 5.0 può essere utilizzato esclusivamente previa autorizzazione da parte del Comitato Esecutivo al quale, al termine dell’iter certificativo, devono essere notificati gli esiti. La conformità al Sistema da parte di una struttura sanitaria è certificabile da un Organismo di Certificazione (OdC), accreditato ISO 17020 e 17021, preventivamente qualificato dal Comitato Esecutivo.
In base alle scelte della Direzione strategica, la certificazione può riguardare ciascun Criterio, a partire da quello Base, tenendo sempre presente che, la certificazione ad uno dei Criteri superiori, include anche quelli precedenti. Le modalità di valutazione previste per l’audit di parte terza vengono concordate con un auditor qualificato, individuato dal Comitato Esecutivo, che sarà presente a tutte le attività di verifica per garantire la conformità al Sistema.
Più in dettaglio, le fasi principali dell’iter di certificazione comprendono:
- Verifica preliminare, documentale e applicativa sui requisiti generali del Sistema;
- Incontro con la Direzione strategica finalizzato a comprendere come sono trasmessi gli obiettivi e quali elementi di consuntivo intermedio si utilizzano, come è descritta e definita la gestione del rischio;
- Verifica sul campo realizzata attraverso l’esecuzione della Fotografia del rischio presso le Unità Operative e i servizi coinvolti;
- Rilascio della certificazione da parte dell’OdC successivamente ad esito positivo della verifica.
Nell’arco dei tre anni di validità della certificazione:
- Devono essere eseguiti annualmente audit in campo, per la verifica del mantenimento dei requisiti di conformità del servizio già certificato (sia della documentazione che dell’operatività), in accordo a quanto indicato dall’auditor di terza parte incaricato, onde garantire che tutte le funzioni e gli elementi del licenziatario siano valutati costantemente.
Ai fini del mantenimento, è necessario che la struttura metta a disposizione anche le registrazioni relative ad eventuali reclami ricevuti da parte dei clienti sul servizio certificato e/o relative al personale coinvolto a vario titolo nel servizio stesso.
Per eventuali approfondimenti, derivanti anche da segnalazioni, l’OdC potrà richiedere alla struttura di effettuare audit documentali specifici presso la sede di svolgimento del servizio certificato.
La struttura certificata è responsabile di informare l’OdC circa ogni variazione che implichi il mutamento delle condizioni per il mantenimento della certificazione del proprio servizio.
A fronte di tali variazioni, se rilevanti, l’OdC può decidere di effettuare verifiche di sorveglianza non programmate, sia documentali, che presso le sedi dove si svolgono le attività certificate.
- Possono essere svolti audit supplementari di Follow-Up, nel caso in cui sia necessario procedere alla verifica dell’attuazione delle azioni correttive concordate, per far fronte a non conformità minori, con tempi diversi da quelli previsti per le verifiche di mantenimento.
- Può essere disposta la revoca della certificazione, che può avvenire qualora, durante le verifiche di mantenimento o le verifiche supplementari di Follow-up, l’Auditor di terza parte rilevi non conformità non altrimenti gestibili.
- Deve essere programmato il rinnovo della certificazione, a scadenza, con ripetizione dell’iter descritto nei punti precedenti.